Laporan merupakan bentuk komunikasi yang disampaikan kepada seseorang atau badan/instansi dari penyampai informasi (pembuat laporan) karena tanggung jawab yang telah di bebankan kepadanya. Suatu laporan yang baik harus memenuhi mutu berikut ini.
1. Cermat
2. Tepat waktu
3. Memadai
4. Jelas
5. Sederhana
Jika mutu tersebut terpenuhi, laporan yang baik akan menunjukkan ciri – ciri berikut.
1. Mengandung fakta – fakta yang relavan.
2. Menyampaikan kesimpulan dan saran berdasarkan fakta – fakta.
3. Mempunyai bentuk tersendiri.
4. Mengandung gaya tulis yang serasi dengan pengungkapan faktual.
5. Menampilkan tata wajah yang mencerminkan kesungguhan kerja.
Syarat – syarat dalam menyusun laporan, antara lain :
1. Objektif
2. Harus benar
3. Lengkap
4. Tepat waktu
5. Tepat sasaran
6. Menggunakan bahasa yang benar
7. Disusun secara sistematis berdasarkan tata aturan penulisan laporan.
Menurut isi ataupun masalah yang disampaikan, laporan dapat diklasifikasikan menjadi beberapa jenis, yaitu :
1. Laporan Peristiwa
laporan peristiwa, yaitu laporan yang menyajikan berita tentang proses ataupun keadaan berlangsungnya suatu peristiwa. Laporan ini biasa kita temukan di media massa.
2. Laporan Perjalanan
laporan perjalanan, yaitu laporan yang menyajikan kegiatan jalan – jalan (perjalanan) ke suatu tempat yang dianggap unik atau menarik.
3. Laporan Diskusi
Laporan diskusi, yaitu laporan mengenai catatan singkat jalannya diskusi atau rapat. Laporan diskusi tidak hanya memuat rumusan hasil dari pendiskusian yang telah di lakukan,melainkan mulai dari topik diskusi yang dilaksanakan sampai lampiran peserta diskusi yang hadir.
4. Laporan Kegiatan
Laporan kegiatan, yaitu laporan yang dibuat setelah kita mengadakan sebuah kegiatan dengan tujuan tertentu.
5. Laporan PenelitianLaporan penelitian, yaitu laporan yang mengemukakan suatu keadaan atau peristiwa berdasarkan hasil pengamatan atau pun penelitian.
Cara menyampaikan laporan lisan dapat menggunakan beberapa pola berikut ini.
1. Urutan waktu, misalnya melaporkan kegiatan dimulai dari hari pertama, kedua, ketiga, dan sebagainya.
2. Urutan tempat, misalnya melaporkan hasil kunjungan ke perusahaan penerbitan. Kita melaporkan hasil kunjungan dari gedung bagian penerbitan hingga ke gedung bagian percetakan.
3. Urutan umum – khusus, misalnya kita melaporkan hasil kunjungan ke pabrik. Laporan di mulai dari tinjauan umum tentang pabrik, contoh lokasi, sejarah dan perkembangannya di ikuti hal – hal khusus dari berbagai aspek, seperti proses produksi, pemasaran, dan sebagainya.
4. Urutan khusus – umum, misalnya melaporkan hasil percobaan. Laporan dapat di mulai dari deskripsi data, analisis data, lalu simpulan.
5. Urutan klimaks, misalnya melaporkan pengalaman yang mengesankan. Kita dapatmulai dari hal – hal yang ringan dan diakhiri dengan inti peristiwa.
6. Urutan antiklimaks, misalnya melaporkan kecelakaan. Laporan dapat di mulai dari beberapa korban yang tewas dan diikuti penjelasan mengenai jumlah korban yang luka berat, ringan dan tidak lanjut penanganan korban.
7. Urutan sebab – akibat, misalnya melaporkan bencana banjir. Laporan di mulai dari kondisi cuaca yang terus – menerus, bobolnya tanggul sungai, pengaruh kondisi geografis daerah, dan diakhiri dengan banjir.
8. Uraian sebab – akibat, misalnya melaporkan bencana kebakaran. Laporan dapat dimulai dari gedung terbakar beserta korbannya, diikuti penjelasan sebab terjadinya kebakaran, seperti hubungan arus pendek di sebuah ruangan dan lain – lain.
9. Urutan penyelesaian masalah, misalnya melaporkan kemacetan lalu lintas di jalan raya. Kita dapat memulai laporan dari suasana kemacetan di sebuah ruas jalan, sebab – sebab kemacetan, dan diikuti alternatif cara mengatasi kemacetan.
Laporan akan menjadi lebih baik kalau ada orang yang mau memberikan kritik dan saran. Nah, sekarang bagaimana cara memberikan kritik dan saran terhadap laporan lisan ?
Seseorang yang akan memberikan kritik dan saran perlu memerhatikan hal – hal, seperti menggunakan bahasa yang baik dan tidak menyinggung perasaan orang yang membuat laporan, berusaha untuk memberikan informasi bukan menggurui, serta menyampaikan bagian yang disoroti secara objektif.
Contoh cara mengkritik laporan :
Laporan yang anda buat sudah cukup bagus, dapat memberikan masukan yang bermamfaat bagi sekolah. Hanya saja penggunaan bahasa yang sering di ulang – ulang membuat kurang nyaman dalam membaca. Selain itu, perlu ditambahkan uraian secara terperinci mengenai pengeluaran biaya, khususnya yang menyangkut masalah lain-lain, karena dana sebesar itu terlalu besar untuk kegiatan yang bersifat rutin.