Surat Dinas adalah surat resmi yang dikirim untuk kepentingan dinas atau instansi untuk kepentingan tertentu. Surat dinas dan surat resmi memiliki unsur-unsur yang sama, yaitu : kepala surat, tanggal surat, lampiran, perihal, alamat tujuan surat, salam pembuka, isi surat, salam penutup, tanda tangan, nama jelas, jabatan, tembusan, dan inisial. Beberapa hal yang harus di perhatikan dalam menulis surat dinas antara lain :
- Penulisan kepala surat
kepala surat berguna untuk memberikan informasi kepada penerima surat tentang nama, alamat, serta keterangan lain yang berkaitan dengan instansi atau badan pengirim surat. Unsur – unsur alamat dipsahkan dengan tanda koma, bukan dengan tanda hubung. Kata jalan dituliskan lengkap jalan, tidak disingkat Jl. atau Jln. Jika kantor tersembut mempunyai nomor Telepon, tuliskan kata Telepon, bukan Tilpon dan bukan pula singkatan Telp. atau Tilp. Kemudian, nomor Telepon tidak perlu diberi titik karena bukan merupakan suatu jumlah (Telpon 4657634, bukan Telpon 4.657.634).
- Penulisan tanggal surat
Tanggal surat dinas tidak perlu didahului nama kota karena nama kota itu sudah tercantum pada kepala surat. Selanjutnya, nama bulan itu jangan disingkat atau ditulis dengan nama angka (November menjadi Nov. atau 11; Februari menjadi Feb. atau 2). Tahun juga dituliskan lengkap, tidak disingkat dengan tanda koma diatas. Pada akhir tanggal surat, tidak dibubuhkan tanda baca apapun, baik titik maupun tanda hubung.
- Penulisan alamat surat
Penulisan kata jalan tidak disingkat. Kemudian, nama gang, nomor, RT, dan RW biasanya dituliskan lengkap dengan huruf kapital setiap awal kata. Selanjutnya, nama kota dan provinsi dituliskan dengan huruf awal kapital, tidak perlu digaris bawahi atau di beri tanda baca apapun. Seperti pada alamat pengirim, pada alamat yang dituju pun perlu dicantumkan kode pos jika kota tersebut telah memilikinya untuk memperlancar dan mempermudah penyampaian surat anda ke alamat yang dituju.
Jenis-jenis surat dinas antara lain :
- Surat undangan
- Surat edaran
- Surat pengantar
- Surat perintah/tugas dinas
- Surat instruksi
- Nota surat kuasa
- Surat jalan
- Memo.